転職面接におけるメールの書き方をシーン別に解説

書類選考通過後、応募先企業と面接についての連絡をメールですることも多くなりますが、いざメールで返信となると、書き方は大丈夫かと心配にもなりやすいです。

実際、メールでのやりとりの過程でも、応募先企業にあなたの印象が伝わるため、ビジネスマナーをおさえた印象の良いメールを送ることは大切です。

このページでは、応募企業先への失礼にならない返信・日程調整・お礼のメールなど、面接に関するメールの書き方についてハイクラス転職のJAC Recruitment （以下、JAC）が解説しています。

転職面接におけるメールのやりとりの重要性は高い

転職面接におけるメールでのやりとりは、ビジネスマナー・書く人の人柄が表れやすく、メールのやりとりでも応募者の印象が伝わるため、比較的、重要性が高めです。

例えば、メールの返信が遅い、配慮にかけた時間帯に送る、表現が口語的であるなどがあれば、面接前に評価を下げてしまうことになります。

そのため、応募企業とのメールのやりとりも、メールでのビジネスマナーに配慮して気を抜かずに慎重に行いましょう。その姿勢が良い面接にもつながります。

面接官に好印象を与えるコミュニケーションや話し方

転職面接におけるメール返信のマナー4つ

こちらでは、転職の面接に関するメールを書く際に、おさえておきたいメール返信のマナー４つをご紹介します。

返信マナー1. 早め（24時間以内）に返信する

応募先企業の採用担当者からメールが来た場合は、早めに、できれば24時間以内に、返信する時間帯は、志望企業の就業時間内に返信します。

理由は、返信が早いと企業側も早く予定を確定でき、また、応募先企業の就業時間内に送信することで、配慮が伝わるからです。

特に転職の場面では、連絡が遅いと、他の志望者で面接日程が先に埋まり、希望日時での日程調整が難しくもなりやすいため、早めの返信が肝心です。

また、メールの返信が深夜など不規則な印象を与えかねない時間帯は避けましょう。そのため、もし都合で遅くなってしまった場合は、翌日の午前中に送るようにします。

返信マナー2. 返信は「タイトル」「元の本文」を残す

応募先企業からのメールに返信する際は、転職のメールはビジネスメールなので、「メールのタイトル」「元の本文」を残したまま返信を書きます。

理由は、メールのやりとりがすべて分かる状態になっていれば、自分も採用担当者も、過去のメールでの経緯を見返しやすくなるからです。

そのため、メールの返信には「タイトル」「元の本文」を残して返信をしましょう。

返信マナー3. 面接で聞いたほうがよい内容は聞かない

応募先企業との面接前のメールでのやりとりは、日時調整を行う、お礼を伝えるなど事務的な連絡が中心で、用件が伝われば十分です。

そのため、面接で直接聞いたほうがよい内容（業務内容についての詳細・給与面についてなど）はメールには記載せず、必要な要件のみを書きます。

返信マナー4. 会社のメールアドレスは使用しない

応募先企業とのメールのやりとりは、在職中の場合でも、在職中の企業のメールアドレスでの送信は避けます。

在職中の企業のメールアドレスは、その企業での業務に使用するものです。転職活動に使うことは非常識となるため、私用のメールアドレスを使いましょう。

転職面接時のマナーやマイナス行動を解説

ケース別｜転職面接におけるメール例文・書き方６例

例文1：面接の日程調整のメール例文

【面接の日程調整メール　3つの場面での書き方】

1. 応募先企業から面接の候補日の指定がある場合　→指定日時の中から希望順に記載する
2. 応募先企業から候補日の指定がない場合　→自分から希望日時を３つほど記載する
3. 応募先企業から日時確定のメールが来た場合　→面接に日程の確定に対してお礼を伝える

面接の日程調整は、企業側から面接の候補日の指定がある、ない場合で違いますが、メールの構成としては同じです。

【あいさつ】→【内容】→【締め】→【署名】　メールはこのような構成で記載しておくとよいでしょう。メールの例文をみておきます。

件名：Re：（先方のメールの件名を変えずに返信）　

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
（フルネーム）と申します。

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
必要書類を備え、お伺いします。
ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。

第一希望　〇月〇日（〇）〇時～
第二希望　〇月〇日（〇）〇時～

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

こちらは、応募先企業から面接の候補日の指定がある場合の返信メールの例です。

応募先企業が複数の日程を提示している場合は、できる限り、こちらも複数の日時を選択して返信するとよいでしょう。

例文2：面接の日程確定時のメール例文

応募企業から面接日程の確定の連絡が来た場合の例文です。

面接の日程を確定してもらったことに対するお礼を伝え、提示された日程で問題がないことを伝えます。確定した面接日程を再度記載することで、相手も再度確認ができるため、その日などと指示語ではなく、具体的な面接日程を記載するようにします。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
（フルネーム）と申します。

ご多忙の折、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。
ご指定いただきました日程で貴社にお伺いします。

〇月〇日（〇）〇時～〇時
株式会社〇〇　2F〇〇室

面接のお時間をいただきましたこと、大変ありがたく思っております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

例文3：面接の日程変更を伝えるメール例文

面接日程変更が必要になった場合は、なるべく電話で連絡をしますが、担当者が不在だった場合はメールで連絡をします。

日程の都合が悪くなった理由は詳しく記載する必要はなく、その日程が難しい旨、日程変更をしたい旨だけ伝われば十分です。

件名：〇月〇日〇時からの面接日程変更のお願い　フルネーム

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
（フルネーム）と申します。

〇月〇日（〇）〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、可能であれば、
以下の日程の中で面接を再調整していただけないでしょうか。

1　〇月〇日（〇）〇時～
2　〇月〇日（〇）〇時～
3　〇月〇日（〇）〇時～

ご多用の折、お手数をおかけして申し訳ございません。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

例文4：面接辞退を前日までに伝える場合のメール例文

面接辞退のメールは、件名に「面接辞退の連絡」と記載し、重要な連絡であることが伝わるようにします。面接辞退の理由については詳しく述べる必要はなく、ただ、お詫びの気持ちをしっかり伝えます。

面接辞退のメールは出来る限り早く送った方が良いと思われるかもしれませんが、応募企業の営業時間内を待って送るようにしましょう。

件名：面接辞退のご連絡　フルネーム

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日〇時より面接のお時間を頂戴しております、（フルネーム）
と申します。

誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

ご多忙の中、貴重な時間を割いていただいたにもかかわらず、
身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

直接お詫びすべきところ、メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍を祈念しております。

---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

例文5：面接辞退を当日に伝える場合のメール例文

面接当日に辞退する場合は、メールでは読んでもらえない可能性が高いため、できるだけ早く電話で連絡をするようにします。担当者に電話がつながらなかった場合、第三者の方に伝言を残したとしても、メールで辞退する旨、お詫びを伝えます。

また、担当者に電話で伝えられた場合でも、当日の面接辞退に対してのお詫びをメールで送ると丁寧です。メールの内容では、辞退する旨、当日辞退することへのお詫び、これまでの選考への感謝を記載します。

件名：【本日〇時の面接辞退のご連絡】　フルネーム 

株式会社〇〇〇〇
〇〇部　〇〇様

先日、面接につきましてご連絡をいただいた（フルネーム）と申します。
その節は、ありがとうございました。

本日〇時より面接のお約束をしておりましたが、諸般の事情により、
このたびの選考を辞退させていただきたいと存じます。

お電話でもご連絡を差し上げますが、念のためメールでもお伝えいたします。

ご多用のなか、日程を調整していただいたのにも関わらず、
誠に申し訳ございません。
何卒お許しをいただきたく、勝手ながらお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

例文6：面接後に送付するお礼メール例文

面接後のお礼を伝えるメールを送る場合は、面接を受けた当日中に送るのがベストです。ただ、営業時間外になってしまう場合もあるので、その場合は、翌日の午前中早めに送るとよいでしょう。

件名：〇月〇日採用面接のお礼【フルネーム】

株式会社〇〇〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
本日、一次面接の機会を頂いた（フルネーム）と申します。
本日はご多忙な中で面接のお時間を頂き、誠にありがとうございました。

〇〇様のお話から、御社の今後の成長にかける意気込みや
これから採用する人材に対する期待が伝わってまいりました。
私にとって大変有益な時間であり、より一層貴社で働きたいという思いを
強く致しました。

これまで培ってきた(具体的な経験や能力を挙げる)という強みを発揮し、
私も貴社の発展に貢献できれば貴社の発展に貢献できれば
この上ない喜びです。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、ご連絡差し上げました。
ご縁を頂けましたら、貴社の発展に寄与できるよう
最大限に努力していく所存です。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------
フルネーム
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0（自宅住所）
電話：090-0000-0000
メールアドレス：XXXX @xxxx.ne.jp
----------------------

面接のお礼のメールを送る場合は、面接の時間を割いてもらったことへのお礼を伝えた上で、面接の感想を記載すると気持ちが伝わります。

面接で感じた応募企業の印象、自分の中で高まった入社意欲などを手短にわかりやすくまとめましょう。

結びの言葉は、一般的なビジネス文章の定型句を記載することで、心がこもったお礼メールが締まった印象でまとまります。

転職面接のメールについてよくある質問

Q1. 返信が遅れたときはどのようにすればよい？

やむを得ず返信が遅れた場合は、謝罪の言葉を添えて、なるべく早く返信をします。

例：返信が遅くなり、大変申し訳ございません。/ご返信が遅れたこと、誠に申し訳ございません。

Q2. 転職の面接当日のメールは必要？

面接当日のメールは、送っても送らなくても問題はなく、マナー違反になることもありません。

ただ、前日に応募企業からリマインドメールが届いた場合は、その日のうちに、難しければ、当日の面接の前までに返信をしておきましょう。

Q3. 転職の面接後のお礼メールは送らないほうがよい？

面接後のお礼メールは、必ずしも送る必要はなく、お礼メールが選考結果に影響することは少ないです。

しかし、企業側が合否を決めかねている場合などは、礼儀正しく熱意が伝わるお礼メールが届くことで、最後の一押しとなってくれる可能性もあります。

そのため、送らない方がよいということではなく、マナーあるメールを送れるのであれば送っておくほうがよいでしょう。

Q4. 面接のお礼メールが逆効果になる場合がある？

面接のお礼メールが逆効果になる場合は、ビジネスマナーへの配慮に欠けたメール、営業時間外のメール、マイナスな感想を述べた内容などの場合です。

誤字脱字が多い、担当者の名前が違う、など誤字脱字・内容違いは信用を下げてしまいます。お礼メールを送る際は、しっかり内容を再確認してから送るようにしましょう。

転職面接におけるメールについてのまとめ

転職での面接前のメールでのやりとりは、わずかな表現の違いで印象を下げてしまわないか、自分1人では判断が難しいこともあります。

そのような時は、多くの企業の採用をサポートしている私たちJAC Recruitmentにご相談ください。

レジュメ作成・面接前のやりとり・面接対策といった転職活動のサポートに加え、業界動向や採用担当者側の視点も熟慮した上で、プロとして的確にコンサルティングいたします。

転職面接の逆質問例と回答ポイント｜「何か質問はありますか？」への対策

この記事の筆者

株式会社JAC Recruitment

 編集部 

当サイトを運営する、JACの編集部です。 日々、採用企業とコミュニケーションを取っているJACのコンサルタントや、最新の転職市場を分析しているJACのアナリストなどにインタビューし、皆様がキャリアを描く際に、また転職の際に役立つ情報をお届けしています。