転職の面接を辞退したいときに印象が悪くならない正しいマナー・伝え方

転職の書類選考に通過したけれど、面接を辞退したいときはどのように対応したらよいのか？迷いますね。

大切なキャリアを熟考したうえで、転職の面接を辞退することは悪いことではありません。
ただ、応募企業に対して辞退希望ではあるものの、またどこかでご縁があることもあるので、丁寧に印象よくお断りをしておきたいものです。

転職の面接を辞退する場合に最も大切なことは、できるだけ早く連絡することです。
こちらでは、転職の面接の辞退について、伝える時期、方法、伝え方のマナーについて、転職辞退の例文とともに、ハイクラス転職のJAC Recruitment （以下、JAC）が解説しています。

転職の面接を「辞退」する場合のマナー3大鉄則

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採用担当者は、面接官・面接会場・応募者の調整など準備をしてくださっています。そのため、できるだけ早く辞退を伝えることが誠意や丁寧さにつながります。

こちらでは、辞退する場合のマナー３つをお伝えします。

辞退マナー1. 2日以上前であればメールで伝えても問題ない

まず面接日の2日以上前に辞退を伝える場合の連絡は、メールで伝えても問題ありません。
メールであれば相手の時間に配慮できるため、面接日までに余裕がある場合はメールがよいでしょう。

しかし、「メールでは誠意が伝わったか不安」「採用担当者が丁寧に対応くださったので直接伝えたい」という場合は、メールのあとに電話でも連絡をいれると丁寧です。

辞退マナー2. 当日または前日は電話・メールの両方を利用

面接日の前日、当日に面接を辞退する場合は、電話・メールの両方で連絡をいれます。
理由は、前日や当日の面接辞退は急を要するためです。確実に伝わるように、まず電話で連絡をいれて、お詫び文を添えてメールでも送ります。

電話した際に採用担当者が不在の場合は、応募職種と名前、面接予定日時を伝え、面接辞退のお詫びを採用担当者に伝えてもらうようにします。
その際も、電話の後で、辞退の連絡をお詫び文を添えてメールでも送ります。

辞退マナー3. 無断キャンセルは厳禁

面接を辞退する際は、辞退にきまずさを感じるかもしれませんが、無断キャンセルは厳禁です。
すでに決まっている日程の無断放棄は、応募企業に迷惑をかけることになり、ビジネスパーソンとして配慮に欠けます。

今後またその企業と関係があるかもしれません。その場合、無断キャンセルの事実は悪影響でしかありません。
そのため、転職面接の辞退は、必ず面接予定日の前に、応募企業に対してしっかりと伝えましょう。

転職面接時のマナーやマイナス行動を解説

辞退理由別｜転職面接をメールで辞退する場合の例文4つ

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こちらでは、転職の面接の辞退をメールで伝えるときの例文を、面接辞退の理由別にご紹介します。
面接の辞退を伝えるメールには以下の3点をいれます。

・面接辞退の理由
・面接の機会をいただいたことに対する感謝の気持ち
・面接日程を調整してくれた担当者へのお詫び

面接の理由については、基本的には「一身上の都合」「諸般の事情」で通しても問題はありません。
基本的に企業側から聞かれない限り、こちらから詳しく話す必要はありませんが、辞退の連絡の際に理由を聞かれることもあります。
企業側が理由を聞く意図としては、採用側としても改善につなげたいという思いがあるためです。そのため、辞退の理由は変に濁すことはせず、伝えられる範囲で誠実に伝えるとよいでしょう。お互いに不快な気持ちを残さずに終えることができます。

具体的な例文をみていきます。

辞退理由1. 他社から内定をもらった場合の例文

他社から内定が出た場合は、一般的には「一身上の都合により」という定型表現での断りメールでも構いません。
ただ、選考を通じて採用担当者と関係性が築けており、率直な理由をお伝えしてお詫びしたい気持ちがある場合もあります。
そのような場合は、他者から内定をもらったため、辞退を決めたということを伝えても差し支えありません。

辞退理由2. 企業に合わないなと感じた場合の例文

選考が進んでいく中で、仕事内容や企業イメージが当初のものとは相違があったなどの理由で辞退することもあり、その旨を伝えておきたい場合もあるでしょう。しかし、そのような場合でも率直にそのまま伝えるのではなく、伝える際には、応募先に対して失礼にならないように配慮して伝えるとよいでしょう。

辞退理由3. 家庭の事情がある場合の例文

家庭の事情が原因で面接を辞退することになった場合は、プライバシーに関わることなので、詳細な状況まで伝える必要はありません。
このような場合は、「家庭の事情で就業が困難になったため」と記載するのでよいでしょう。

辞退理由4. 伝えづらい事情がある場合の例文

伝えづらい事情がある場合にも、プライバシーに関わるため詳細な理由は伝える必要はありません。
「一身上の都合で」「諸般の事情で」という一文をいれてお詫びの旨を伝えます。
体調不良などの場合も辞意が固まっているのであれば、体調不良と伝える必要はなく、「一身上の都合で」「諸般の事情で」で問題ありません。

転職面接におけるメールの書き方をシーン別に解説

転職の面接を「当日に辞退」したい場合の電話での会話・メールの例文

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転職の面接を「当日に辞退」したい場合は、急を要するけれども採用担当者がすぐにメールに気が付くか分からないため、電話・メールの両方で連絡をいれます。

面接当日に辞退するのはマナー違反？

面接当日に辞退するのは応募企業にも迷惑がかかるため、ビジネスマナーに反するといえるでしょう。できれば2日以上前に辞退を伝えられる方がよいです。
しかし、面接当日の面接時間前に、優先順位が高かった別の企業から内定の連絡があり、面接を受けること自体が失礼と感じて当日辞退することになることも稀にあります。
そのような場合は、面接辞退を伝える際に、面接辞退のお詫びとともに、当日になってしまったことへのお詫びも誠意をもって伝えるようにしましょう。

面接当日に辞退する場合の電話での会話・メールの例文

こちらでは、面接当日に辞退する場合の電話連絡の例、メールの例文をご紹介します。
まず電話で当日辞退を連絡する例です。

面接当日に「電話」で辞退する場合

電話をした際に、担当者が席を外しているということはよくあります。
担当者の戻り時間が不明の場合は、一旦は電話に出られた方に用件を伝え、メールでも用件を伝えます。そしてまた後で、担当者に電話でお詫びを直接伝えましょう。

面接まで時間に余裕があり、かつ、担当者の在席時間を伺えたときは、再度電話をし、こちらも担当者に直接お詫びを伝えるようにします。
当日の辞退連絡する場合は、電話で担当者と直接話し、誠意をもって対応することが大切です。

次に、メールで連絡する場合の例文をご紹介します。

面接当日に「メール」で辞退する場合

面接当日の辞退を知らせるメールでは、辞退することへのお詫びに加えて、連絡が遅くなったことへのお詫びも記載します。

また、直接お詫びをお伝えするために電話する意思があることも重ねて伝えておきます。そうすることで、採用担当者に電話でお詫びする機会がもちやすくなります。

転職の「面接後に辞退」したい場合

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転職の面接後に、合否を待たずに選考辞退することは問題ありません。また、内定が出た後から内定承諾をするまでの期間中に辞退するのも問題ありません。
しかし、面接後の辞退の意思も、なるべく早めに企業に伝えましょう。
企業は他の候補者の選考を保留にしている場合もあります。早くに辞退とわかった方が選考を止めずに済むためです。

面接後の辞退方法

面接後の辞退の連絡は、基本的にメールで問題ありません。
しかし、採用担当者がすぐに気がつかない可能性もあるため、電話でも伝えるとより確実で丁寧な印象になります。
また、転職エージェントや応募サイトを通じての面接の場合は、辞退を決めた時点ですぐに転職エージェントや応募サイトに連絡をいれましょう。

面接後のよくある辞退理由

転職面接後のよくある辞退理由です。面接を通じて気が付いたことがあり、その結果辞退になったということが多いようです。
さまざまな辞退理由がありますが、辞退の際に伝える辞退理由は「一身上の都合で」「諸般の事情で」など、定型表現で伝えるので問題はありません。
ただ、転職エージェントや応募サイトを通じての応募である場合は、次につなげるためにも、辞退理由は率直に話しておいたほうがよいでしょう。

転職の「面接中」に辞退したい場合 、辞退を伝えてもよいか？

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転職の面接中に、辞退したいと辞意が固まった場合は、面接中ではなく面接後に、応募者側から電話をして辞退を伝えます。

転職の面接中に、採用担当者と話をする中で辞意が固まったとしても、その場で辞退をするのは、ビジネスマナーとしては失礼にあたります。
その日の面接日程を調整し、準備をしていただいての当日だからです。そのため、面接の最中に辞意が固まったとしても、面接後にこちらから連絡をして早めに辞意を伝えます。

転職面接を辞退したい場合のよくある質問

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こちらでは、転職面接を辞退する場合のよくある質問をまとめています。

 Q1. 転職エージェントを通した面接は辞退できないって本当？

転職エージェントを通した面接であっても、辞退は可能です。
転職に対する考え方が変わったり、別企業の内定が決まったりして面接辞退することはあります。転職エージェントを通した面接辞退も、決めたときは転職エージェントに早めに連絡をいれましょう。
「断りづらい」という理由で連絡が遅れると、かえって困ることになる場合も多いです。

特に、管理職や専門職の採用選考の場合、早い段階から役員などの経営層の方の面接を予定していることも多いため、日程調整がさらに難しい場合も多いです。そのため、企業側の都合に配慮する意味でも、迅速に連絡することを心がけましょう。

 Q2. 一度、面接を辞退した企業に再応募してもよい？

基本的には、一度辞退した企業への再応募はできないことはありませんが、再応募はマイナスからのスタートになることが多いです。
理由は、一般的に多くの企業は辞退に良い印象をもっていないことが多いからです。

しかし、理由によって、また再応募するまでの期間によっては、再応募を前向きに考える企業もあり、再応募は企業によるというのが実情です。
そのため、面接辞退を考える時は「本当にこの企業の面接を辞退してもよいのか」、しっかり考えてから辞退するようにするとよいでしょう。

転職面接を辞退したい場合は「早めの連絡」が最も大事

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転職面接を辞退する場合は、「早めに連絡をいれること」が最も大事です。
面接辞退を決めたら、早めに適切な連絡をいれるようにしましょう。
企業との調整が苦手だという場合は、企業応募の段階から転職エージェントを活用されるのも１つです。

転職エージェントでは、レジュメ作成・面接対策といった転職活動のサポートはもちろんのこと、企業との調整なども行うため、転職活動の負担が軽減されます。 私たちJAC Recruitmentでも、長期的なキャリアプランをプロとして的確にコンサルティングしたうえで、企業との調整も行っております。ぜひご活用ください。

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