【例文付き】転職エージェント経由の内定辞退・理由別メールと電話での伝え方

転職エージェント経由で応募した企業から内定をいただいたけれども、内定辞退をしてもよいか迷う場合もありますね。転職エージェント経由の応募は内定辞退してもよいのか、転職エージェントや応募先企業に対して辞退理由はどのように伝えたらよいのかなど、不明な点も多いものです。

こちらでは、転職エージェント経由での内定辞退の可否、内定辞退の理由の配慮ある伝え方を、メール・電話の例文とともにハイクラス転職のJAC Recruitment （以下、JAC）が解説していきます。

転職エージェント経由では内定辞退はできないのか？

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まず、転職エージェント経由の応募であっても、内定を辞退することは可能です。
しかし、内定辞退は企業の採用活動にも大きく影響を与えるため、辞退を決めた場合は早めに伝えることが重要です。内定辞退について詳しくみていきます。

転職での内定辞退はないことではない

内定辞退に至る理由はさまざまです。より魅力的なオファーが別の企業から提示された、内定後に現職での立場が改善された、個人的な事情が変わったなど、複数の動機が考えられます。
また、応募企業から送付される「内定通知書」などに、記載の回答期限内で内定承諾をしていない場合などは、企業側もある程度の確率で内定辞退は起こりえるとは考えています。

しかし、内定辞退は企業の採用活動に大きく影響を及ぼす出来事であることには変わりないため、辞退を決めたら少しでも早く伝えることが非常に重要です。

転職で内定辞退は法律的には問題ない

転職プロセスにおいて、内定辞退はデリケートな問題ですが、法律的には問題ありません。労働基準法には内定辞退を禁じる条文は存在せず、転職エージェントを介した場合でも立場は変わりません。

・内定承諾前の内定辞退
内定承諾前の段階では、雇用契約が成立していないため、法律的な拘束を受けることはありません。

・内定承諾後の内定辞退
内定承諾後は雇用契約が成立しているため、内定辞退には「雇用の解約」という手続きが必要です。

民法627条第1項では、「労働者はいつでも雇用の解約を申し入れられ、申し入れの日から2週間が経過すれば雇用契約が終了する」と定められています。そのため、内定承諾後の内定辞退も可能ですが、企業側に早急に伝える必要があります。

いずれの場合でも、企業にとっては大きな予定変更となるため、内定辞退の意志がある場合は速やかに転職エージェントに連絡しましょう。

企業やエージェントに内定承諾後の内定辞退では損害賠償がある？

内定承諾後の辞退も法律的には可能です。しかし、対応が悪い場合、企業から損害賠償を請求される可能性も、高くはありませんがあります。
例として、企業が採用者のために高額な設備や研修をすでに導入しており、採用者が入社直前に合理的な理由もなく内定を辞退した場合などです。しかし、労働契約の解消は内定者が自由に行使できる権利であり、入社の14日以上前であれば理由を問わず企業側は内定辞退を拒否できません。
そのため、基本的には企業側からは損害賠償を請求できない場合が多いです。また、転職エージェントからは、損害賠償を請求されることはありません。
しかし、内定辞退は、企業や転職エージェントに迷惑をかける可能性があるため、早めに転職エージェントを通じて応募企業に意思を伝えることが大切です。

転職エージェント経由の応募を辞退する際のポイント６つ

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内定辞退は、応募者の権利ではあります。しかし、転職エージェント・企業の双方との信頼関係が損なわれない方法を取ることがとても大切です。
こちらでは、転職エージェント経由の応募を辞退する際に気を付けたいポイント6つをお伝えします。

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1. 内定辞退は必ず転職エージェント経由で企業に伝える

内定辞退をする際には、直接企業に連絡するのではなく、転職エージェントを通じて企業へ伝達するのが一般的です。転職エージェントは、応募者と企業との間で日常的にコミュニケーションをとっているため、辞退理由を適切に企業に伝え、将来的な関係構築にも尽力してくれます。
また、言い出しにくい事柄で起こりやすいミスコミュニケーションを防ぐこともできます。
そのため、スムーズな内定辞退を行うためにも、必ず転職エージェント経由で企業に伝えるようにしましょう。

2. 内定辞退は早めに電話・メールで連絡する

内定辞退の意思は、上述したとおり速やかに転職エージェント経由で伝えることが重要です。最適な連絡方法は、まず電話で転職エージェントの担当者に伝えることです。
これにより、直接的なコミュニケーションができ、疑問点や今後の手続きについてもすぐに話し合えます。電話がつながらない場合は、メールで詳細を記載し、後で再度電話連絡を行いましょう。メールで最初に連絡すると、開封が遅れることがあるため、優先すべき連絡方法は電話です。
また、企業が指定した回答期限内であれば問題は少ないですが、企業側は内定承諾の回答を待って、ほかの応募者の選考を保留にしていることがあります。そのため、企業側への迷惑を最小限にするためにも、転職エージェントには迅速に連絡を取りましょう。

3. 内定承諾後の辞退も迅速にまずエージェントに相談する

内定承諾後の辞退も、まず迅速に転職エージェントに相談することが鉄則です。内定承諾後は、企業と応募者の間に雇用契約が成立しているため、雇用契約の解除が必要となります。
内定承諾後の内定辞退は、企業・転職エージェントの双方にとってダメージの大きい出来事です。転職エージェントは応募者の事情を理解し、企業側にも正確に理由を伝えて双方に不利益がないよう対応します。
そのため、内定承諾後の辞退が必要な場合は、早急にエージェントに連絡し、対応を相談しましょう。

4. 内定辞退の取り消し・内定辞退後の再応募が難しいことも考慮する

内定辞退を考える際は、辞退の前に以下の2点に留意する必要があります。

1. 内定辞退の取り消しの難しさ
一度内定辞退を行うと、その決断を撤回することは非常に難しく、転職エージェントや企業に再度迷惑がかかることになります。

2. 再応募の難しさ
内定辞退をした企業への再応募も難しく、再び応募する際に良い印象を持たれることは少ないです。

1年以上の期間をおき、納得できる理由があれば可能性はありますが、基本的には難しいと考えておきましょう。
そのため、内定辞退を検討する際は、取り消しが難しいことや再応募が困難であることを考慮し、慎重に決断するようにしましょう。

5. 内定承諾か辞退か迷う場合は待ってもらうことも考える

内定を受けた際に、別の企業の選考結果を待ちたい場合や、事情があってすぐに決断が難しい場合などで、内定承諾か辞退かとても悩む場合もあるでしょう。
そのような時は、転職エージェントに連絡をして「内定承諾を少し待ってもらう」（内定保留）ことが可能です。転職エージェントに、保留の理由と確実に回答できる期限を伝えましょう。企業によっては、数日から1週間程度待ってもらえることがあります。
保留の理由は、正直に伝えて問題ありません。転職エージェントが企業側には支障がない形で伝えてくれます。ただし、企業の採用計画に影響を与えるため、長期間の保留は難しいです。悩む場合は、保留期間中に転職エージェントに相談しながら、考えを整理するとよいでしょう。

6. 転職エージェントが内定辞退後もしつこい場合でも意志を貫く

転職エージェントから内定辞退の引き留めがしつこい場合は、辞退の意思をはっきり伝えましょう。
明確な理由を示すことで納得してもらいやすくなります。曖昧な回答は避け、自身がミスマッチな企業に入社しないよう意志を貫くことが重要です。
内定辞退の意思が明確であれば、はっきりと伝え、それでもしつこい場合は連絡を控えたいと伝えましょう。連絡を控えたいと伝えれば、担当者も応じざるをえないはずです。

転職エージェントへ内定辞退の理由を伝えるコツ３つ

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転職エージェントに内定辞退の理由を伝える際は、信頼関係を保つためにも、正直・丁寧なコミュニケーションをとることが大切です。
こちらでは、転職エージェントに内定辞退を伝える際にうまくいく3つのコツをご紹介します。

理由を伝えるコツ1. 転職エージェントには内定辞退の理由を正直に伝える

転職エージェント経由での内定辞退を考える際、最も重要なのは、辞退の理由を正直に伝えることです。内定辞退にいたった背景、理由を正直に伝えることで、エージェントも応募者の気持ちが理解でき、今後の求人紹介やキャリアの相談にも生かしやすくなります。
また、企業側にも状況を的確に伝えやすくなるため、転職エージェント・応募者・企業の間においても円滑な辞退でまとまりやすいです。
そのため、転職エージェントには内定辞退の理由を正直に誠実に伝えましょう。

理由を伝えるコツ2. 転職エージェントへのお詫びと感謝を伝える

また、転職エージェントに内定辞退を伝える際は、お詫びの気持ちと感謝の気持ちを伝えるとスムーズです。転職エージェントは、応募者のために多くの時間と労力をかけて企業との交渉や調整を行ってきています。また、内定辞退の交渉もこれから控えています。
そのため、内定辞退をする際は、内定辞退に至ったことに対するお詫びの言葉、転職エージェントの尽力に対する感謝の言葉を添えるようにしましょう。

理由を伝えるコツ3. 辞退する企業に対してのお詫びも伝える

内定辞退を決断し、転職エージェントに伝える際には、内定をくれた企業へのお詫びも間接的に伝えてもらうとよいでしょう。
これにより、転職エージェントを通じて、応募者の誠意が企業に伝わり、心象を悪くせずに円満に辞退プロセスを進めやすくなります。転職エージェントは内定辞退を企業に伝える役割を担いますが、応募者からのお詫びの言葉を添えることで、より丁寧で誠実な印象を与えられます。

【理由別】転職エージェントに内定辞退を伝えるメール・電話例文

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こちらでは、内定辞退理由を転職エージェントに伝える際のメール・電話の例文をご紹介します。まず、基本の例文を紹介し、内定辞退理由を個別に説明します。
メール連絡の後に電話対応があることが多いため、最初は電話でのやり取りを想定した例文となっています。

電話で内定辞退を伝える例文です。
辞退理由、転職エージェントへのお詫び・感謝の気持ち、内定辞退をする企業へのお詫びがあるため、誠意が伝わりやすくなっています。

メールで内定辞退を伝える例文です。内定辞退の際はメールを送っても、電話でも転職エージェントと話す機会があるのが一般的です。
そのため、メールで内定辞退を伝える際は、内定辞退理由が長くなりすぎないように簡潔に記載します。

内定辞退理由1. 面接の際に違和感を覚えた

内定辞退の理由が面接の際に感じた違和感などの場合は、詳細について転職エージェントにお伝えするのが望ましいでしょう。
具体的にどのような点に違和感があると感じたのか、本来望む姿がどのようなものであったかを話しておくことで、次の求人を選ぶ際の参考にもしていただけるからです。

内定辞退理由2. 給与・勤務地など条件面で妥協できなかった

転職活動において、給与条件・勤務地などは重要な判断基準です。
転職エージェントに交渉をしていただいたうえで内定を得たものの、再考する中でどうしても妥協点が見いだせない場合もあることでしょう。
そのような場合は、率直に内定辞退の理由が給与や勤務地など条件面だったことを伝えます。電話で伝える際は、さらに詳しくどのような条件であれば内定承諾に至ったのかを転職エージェントに伝えると、次の求人応募の際にこちらも考慮いただけます。

内定辞退理由3. 別のエージェントで他社内定が出た

転職活動では、複数のエージェントを利用することがあり、他のエージェントを通じた他社の内定が出る場合もあります。この際、内定辞退の連絡は感謝の意を表し、自身のキャリアにとってより適した選択をした結果であることを伝えることが重要です。
特に他社の内定が関わる場合は、特できるだけ早く、電話で直接話すようにしましょう。迅速に誠実に対応することで、エージェントとの信頼感を損なわず、今後も良好な関係を維持しやすくなります。

内定辞退理由4. 引き留めで転職でなく現職に残ることにした

転職活動中に内定を得たものの、現職での引き留めによって現職の価値を再認識することがあります。
特に、現職の上司や同僚からの強い引き留めがあり、キャリアの可能性を見直した結果、現職継続を選択するケースです。
この場合、転職エージェントに伝える際は、決断の理由を明確にしつつ、深い感謝の意を示すことが大切です。
また、内定をいただいた企業様への感謝も伝えしましょう。これにより、将来的に再びご縁があった際にも、良好な関係を保ちやすくなります。

内定辞退理由5. 家族の反対など家庭の事情がある

内定辞退の難しい決断に至る理由として、「家族の反対」や「突発的な家庭の事情」などが存在します。転職エージェントに内定辞退の意思を伝える際は、家庭の事情はプライベートな内容であるため、具体的な状況を詳述する必要はありません。
しかし、誠実な姿勢を持って伝達することが大切です。

内定辞退理由6. 予期せぬトラブルで転職が難しくなった

転職活動を進める中で、予期せぬトラブル（健康上の理由、家族の介護などの事情など）が原因で転職が困難になり、内定辞退につながる場合もあるかもしれません。
そのような場合は、感謝の意と、詳細を伝えられないことへのお詫び、事情の理解を求める言葉を添えましょう。もし可能であれば、トラブルの概要を説明し、状況を伝えることで、信頼関係を維持しやすくなります。

転職エージェント経由で応募した際の内定辞退に関するFAQ

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こちらでは、転職エージェント経由で応募した際の、内定辞退に関するFAQをまとめました。

Q1.転職エージェント経由の応募で内定辞退をし、現職に残る選択をしたあとは、どうすればいいでしょうか？

転職エージェント経由での応募で内定辞退を決め、現職に残ることを選んだ場合は、退会手続きなどは不要で、内定辞退する旨のみを転職エージェントに伝えるだけで十分です。

Q2.転職エージェント経由の応募で承諾後に内定辞退をしてしまいました。このあとまた転職の協力はしていただけるでしょうか？

転職エージェントを利用して内定を獲得したものの、何らかの事情で内定辞退をした場合、不安な気持ちになるかもしれません。
しかし、ご安心ください。転職エージェントは、転職活動を継続する意思がある限り、再応募のサポートをしてくれます。多くの転職エージェントは、候補者の長期的なキャリア支援を目指しているため、一度の内定辞退がサポート終了を意味するわけではありません。気持ちを切り替え、再度転職活動に臨みましょう。

内定辞退で迷う時でも信頼して相談できる転職エージェントを選ぶ

法律上、内定承諾後の内定辞退は認められていますが、応募者にとっては精神的にも負担が大きく、可能な限り未然に防ぐことが望ましいです。
そのためには、登録する転職エージェントの選定が非常に重要となるでしょう。自身の希望条件やキャリアビジョンに合致するエージェントであることはもちろん、迷った際に信頼して相談できるパートナーであることも大切です。
専門知識を有しており、信頼性が高い転職エージェントをしっかりと見極めて選ぶようにしましょう。

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